Die Ablageverwaltung organisiert die im System gespeicherten Textdateien, wie z.B. Briefe, Protokolle, Listen etc. und informiert über ihren Dateityp, ihren Autor, ihr Erfassungs- und Änderungsdatum.
Beim Aufruf der Ablageverwaltung, wird die erste Stufe der Ablage angezeigt. Diese besteht aus einer Übersicht der in dieser Ablage vorhandenen Einträge. Dies können Texte oder Dokumente aber auch die Namen weiterer Ablagen sein. Man erkennt den Unterschied an der angezeigten "Art" (= Dateityp). Gibt es keine weiteren Ablagen, speichert das System alle Texte in einer Ablagestufe. Sind viele Dateien vorhanden, geht dabei schnell die Übersicht verloren. Deshalb bietet die Ablageverwaltung eine Möglichkeit zur individuellen Gestaltung, d.h. zur Abbildung der eigenen Büroorganisation im System.
Ablagen lassen sich hierarchisch in beliebig viele Unterablagen gliedern. Eine einzelne Unter-Ablage kann bis zu 5000 Einträge umfassen, sollte aber aus Gründen der Übersichtlichkeit vorher in weitere Unterablagen gesplittet werden.
Die Systemablage, d.h. die oberste Stufe ist vorgegeben. Alle weiteren (Unter-)Ablagen
können selbst einrichtet werden und zwar in beliebiger Anzahl. Jede dieser
Ablagen kann wiederum Dokumente, Textbausteine und weitere Unterablagen enthalten.
Die Ablageverwaltung wird normalerweise durch Anklicken des entsprechenden Programmicons ausgewählt.
Es wird der Inhalt der obersten Ablagestufe angezeigt. Dabei kann die oberste Ablagestufe für verschiedene Benutzer auch verschieden sein, so daß jeder nach Aufruf der Ablage in seiner persönlichen obersten Ablagestufe steht.
In der ersten Bildschirmzeile unterhalb des Menüs wird links angezeigt, auf welchem Laufwerk (6) gearbeitet wird. Ganz rechts in der gleichen Zeile wird die Nummer des Arbeitsplatzes (052) sowie die Nummer der Anwendungsebene (6) protokolliert. Befindet man sich nicht in der allerhöchsten Ablagestufe, so steht dazwischen der Name der aktuellen Ablage und in Klammern dahinter die Anzahl der Einträge in dieser Ablage.
Die zweite Zeile enthält eine Überschrift, abhängig vom Anzeigemodus. Darunter werden alle in der Ablage vorhandenen Einträge protokolliert. Angezeigt werden, pro Eintrag in einer Zeile, je nach Modus:
Es gibt vier verschiedene Anzeigemodi, die sich im wesentlichen darin voneinander unterscheiden, in welcher Sortiereihenfolge die Einträge angezeigt werden. Es gibt
Bei der Sortierung nach Dateityp und -Namen kann man zusätzlich wählen, ob Erfassungs- und Änderungsdatum und nur einige Zeichen vom Kommentar oder statt dessen nur der komplette Kommentar angezeigt werden soll.
Um einen Text in der Ablage aufzurufen, um ihn zu bearbeiten oder auch zu kopieren, zu übertragen, zu drucken oder zu löschen, muß zunächst der entsprechende Eintrag markiert werden. Das heißt der inverse Balkencursor muß auf die entsprechende Zeile bewegt werden. Dazu gibt es folgende Tasten:
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Taste
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Wirkung
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|---|---|
| Pfeil nach unten | Cursor in nächste Zeile |
| Pfeil nach oben | Cursor in vorige Zeile |
| Bild nach unten | falls Cursor noch nicht auf dem letzten Eintrag der Seite steht, Cursor dorthin positionieren, andernfalls eine Seite weiter blättern und Cursor auf ersten Eintrag der Seite setzen. |
| Bild nach oben |
Cursor in erste Zeile positionieren, bzw. falls er dort bereits steht, eine Seite zurück blättern |
| Doku (F4) | Cursor auf letzten Eintrag der Ablage |
| Shift + Doku (F4) | Cursor auf ersten Eintrag der Ablage |
| Pos1 | Cursor in erste Zeile positionieren, bzw. falls er dort bereits steht, auf ersten Eintrag der Ablage |
Innerhalb der aktuellen Bildschirmseite kann der Cursor auch mittels Maus auf einen Eintrag positioniert werden. Dazu wird der Mauscursor auf die entsprechende Zeile gesetzt und einmal mit der linken Maustaste geklickt.
Sind mehr Einträge in einer Ablage als vorhandene Bildschirmzeilen, so erscheint an der rechten Seite ein Rollbalken mit dessen Hilfe man den sichtbaren Bereich verschieben kann.
Will man den Cursor gezielt auf einen Eintrag setzen, dessen Namen man kennt, so kann man die Anfangszeichen des Namens eintippen. Der Cursor wird jeweils auf die erste Datei gesetzt, deren Namen mit der bisher eingetippten Zeichenfolge beginnt.
Eine Ablage enthält die Dokumente
Der Cursor steht auf dem Dokument Buchmann. Eingabe von M positioniert den Cursor auf das erste Dokument, das mit M beginnt, in diesem Fall also Maier. Anschließende Eingabe von ü setzt den Cursor auf das Dokument Müller. Nach Eingabe von n steht der Cursor auf dem Dokument München.
Die eingegebenen Zeichen werden so lange zu einer Suchzeichenfolge aufgesammelt (siehe oben 'Mün') bis irgendeine Sondertaste (z.B. Abruf oder Zeilenschaltung) betätigt oder aber kein passender Eintrag mehr gefunden wird.
Ob der Balkencursor auf eine Unterablage, ein Dokument oder einen Textbaustein positioniert werden soll, wird bestimmt durch den Typ der Datei, auf der sich der Cursor zuvor befindet.
Einen bereits gespeicherten Text kann man direkt in der Ablage zur Bearbeitung aufrufen, indem man den Cursor auf den Namen positioniert und die Tasten
Zeilenschaltung
oder
Abruf (F9)
betätigt. bzw. mit der linken Maustaste klickt.
Nach der Bearbeitung gelangt man automatisch in die Ablage zurück, und zwar genau auf den Eintrag des Textes, der gerade bearbeitet wurde.
Durch Eingabe der Taste Befehl (F10) oder Klicken mit der rechten Maustaste gelangt man in das Befehlsmenü der Ablage. Dieses hat folgendes Aussehen:
Mittels Balkenauswahl kann man die einzelnen Auswahlpunkte aktivieren. Teilweise wird dabei zunächst in ein weiteres Untermenü verzweigt.
In den nachfolgenden Abschnitten sind die einzelnen Anwahlmöglichkeiten im Befehlsmenü ausführlich beschrieben. Bis auf das Positionieren des Cursors sind alle Leistungen der Ablageverwaltung über dieses Befehlsmenü aufrufbar. Für einzelne Funktionen gibt es abkürzende Sondertasten, die bei der jeweiligen Leistungsbeschreibung mit aufgeführt sind.
Neue Texte werden direkt aus der gewünschten Ablage(stufe) über das Befehlsmenü erfaßt durch:
| Textbaustein anlegen / aufrufen |
oder
| Dokument anlegen / aufrufen |
Es wird zunächst der Name des neuen Textbausteins bzw. Dokuments angefragt und danach in die Textbearbeitung gewechselt.
Ob man einen Textbaustein oder ein Dokument erfaßt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Diese sind ebenso wie die Unterschiede zwischen Textbausteinen und Dokumenten hier beschrieben.
Nach dem Abspeichern des neu erfaßten Textes gelangt man automatisch wieder in die Ausgangs-Ablage zurück. Der neue Text ist jetzt mit Erfassungsdatum und Autor in der Übersichtsliste eingetragen.
Existierte unter dem eingegebenen Namen bereits ein gespeicherter Text, so wird dieser direkt zur Bearbeitung aufgerufen. So kann man auch eine Datei bearbeiten, ohne zunächst in deren Ablage zu wechseln. Wird die Dateibearbeitung beendet, steht der Cursor wieder (wie immer) in der aufrufenden Ablage (und nicht in der Ablage der bearbeiteten Datei). War die Datei allerdings bisher in noch gar keiner Ablage eingetragen, so wird sie durch den Bearbeitungsvorgang nun in die aktuelle Ablage übernommen.
Zu jeder Unterablage, jedem Textbaustein und jedem Dokument kann man als Kommentar eine einzeilige Zusatzinformation erfassen. Dazu betätigt man die Taste
Zeile (F3)
Damit wird der Cursor in die Informationszeile positioniert. Jetzt kann man den gewünschten Zusatzkommentar erfassen bzw. den existierenden Kommentar verändern. Die Bearbeitung wird durch die Zeilenschaltung oder durch die Taste Ende abgeschlossen. Eingabe von Esc bricht die Bearbeitung ab, d.h. die vorhandene Kommentarzeile bleibt unverändert.
Über den Inhalt der Kommentarzeile kann man später einen Text wiederfinden.
Bei der Erfassung von Dokumenten wird im Normalfall die Kommentarzeile automatisch vorbesetzt, z.B. kann bei einem Lieferschein automatisch die Empfängeranschrift sowie die Seriennummer der gelieferten Maschine als Kommentar erscheinen.
Enthält die aktuelle Ablage weitere Unterablagen, so kann man in diese wechseln, indem man den Cursor auf den entsprechenden Eintrag positioniert, und Abruf (F9) bzw. Zeilenschaltung eingibt.
Durch Eingabe von Esc gelangt man jeweils zurück in die nächsthöhere Ablagestufe.
Hinweis: Befindet man sich bereits in der höchsten Ablagestufe, so verläßt man durch Eingabe von Esc die Ablageverwaltung.
In der aktuellen Ablagestufe kann man ferner über das Befehlsmenü und die Anwahl
| Ablage anlegen / aufrufen |
eine neue (Unter-) Ablage mit einem frei wählbaren Namen anlegen. Der Name einer Ablage kann maximal 15-stellig sein. Er besteht aus Buchstaben und Ziffern, darf aber auch Sonderzeichen wie Punkt, Komma, oder Bindestrich enthalten. Genau gesagt sind alle Zeichen mit einem ASCII-Wert zwischen 21H und 7EH im Namen zugelassen. Es wird zwischen Klein- und Großschreibung unterschieden.
Nach Eingabe des Namens wird die neue Ablage angelegt und die Ablageverwaltung wechselt in dieses neue, noch leere Verzeichnis.
Existiert unter dem eingegebenen Namen bereits eine Unterablage, so wird in diese gewechselt und ihr Inhalt angezeigt.
Jede Ablage kann Dokumente, Textbausteine und weitere (Unter-)Ablagen enthalten. Aus Ablagen lassen sich jederzeit Dateien in andere Ablage übertragen. Damit ist das nachträgliche Ändern der Ablagestruktur bis zur "Umorganisation" der Gesamtablage möglich.
Dateien, die direkt im Texteditor oder durch Anwendungsprogramme erzeugt worden sind (z.B. Datenbanklisten), werden nicht automatisch in die Struktur der Ablageverwaltung aufgenommen.
Solche "Hintergrund"-Dateien können jedoch bei Bedarf in die aktuelle Arbeitsablage eingefügt werden. Dazu muß in der Ablage die Taste Einfg betätigt werden. Es wird ein Fenster für die Eingabe des Dateinamens eröffnet. Dabei entspricht der erwartete Dateityp immer der Art der Datei, auf deren Namen sich der Cursor bei Betätigen der Taste Einfg in der Ablage befindet.
Ist die Ablage noch leer, so wird zuvor der Dateityp angefragt.
Ist die einzufügende Datei bereits in der Ablageverwaltung vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung
In der Ablageverwaltung kann man gezielt nach bestimmten Einträgen suchen. Dies unterstützt das Wiederfinden von Dateien in umfangreichen komplexen Ablagestrukturen.
Das Suchen erfolgt über
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Es erscheint eine Unterauswahl, über die man entscheiden kann, ob nach Namen, Kommentar, Inhalt oder gegebenenfalls weiteren Zusatzinformationen gesucht werden soll.
Nach Auswahl des Suchmodus wird die Suchzeichenfolge angefragt und im Anschluß werden alle hierzu passenden Einträge herausgesucht und angezeigt.
Passend heißt bei Suche nach Namen, daß der Name des Eintrags gleich der Suchzeichenfolge ist bzw. mit der Suchzeichenfolge beginnt.
Beim Suchen nach Kommentar bzw. nach Inhalt wird wortweise gearbeitet. Ein Eintrag gilt als passend, wenn ein Wort im Kommentar bzw. im Inhalt mit der Suchzeichenfolge übereinstimmt bzw. mit ihr beginnt.
Werden keine passenden Einträge gefunden, so erscheint eine entsprechende Meldung.
Hinweis: Beim Suchen nach Inhalt werden nur solche Dateien berücksichtigt, für die die Volltextrecherche aktiviert ist.
Die Liste der gefundenen Einträge wird so angezeigt wie eine normale Ablage. Entsprechend kann man den Balkencursor auf einen Eintrag positionieren und mittels Zeilenschaltung oder Abruf den Dateiinhalt aufrufen und auch überarbeiten.
Mit der Tab-Taste gelangt man bei Bedarf aus der Suchanzeige in die "Heimatablage" der aktuellen Datei.
Mit Texten und Dokumenten lassen sich aus der Ablage heraus verschiedene Operationen durchführen. Hierzu gehören:
Dazu muß der Cursor auf den gewünschten Eintrag (Dokument oder Textbaustein, einige der Operationen sind auch für Ablagen zulässig) positioniert werden. Anschließend werden über das Befehlsmenü die Dateioperationen ausgewählt. Es erscheint zunächst ein Untermenü, aus dem heraus die oben aufgeführten Leistungen ausgewählt werden können.
| Übertragen |
| Umbenennen |
| Löschen |
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Schützen |
Es werden zunächst die zugeordneten Druckervoreinstellungen
eingeblendet. Diese können an dieser Stelle noch geändert werden.
Durch Eingabe der Taste Ende bzw. durch Klicken auf
den Knopf ok wird dann der Druckvorgang ausgelöst.
Eine Datei kann auch direkt aus der Ablage gedruckt werden, indem man den Balkencursor auf die Datei positioniert und die Tastenkombination
Shift + Ende
eingibt.
Übertragen einer Datei heißt, den zugehörigen Eintrag aus der aktuellen Ablage zu entfernen und in eine andere Unterablage einzutragen.
Daher folgt auf die Auswahl dieser Funktion zuerst die Anfrage nach der Zielablage. Hier wird der Namen der gewünschten Ablage eingegeben. Existiert die Zielablage nicht, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Anderenfalls wird der Dateieintrag übertragen. Man verbleibt danach weiterhin in der Ausgangsablage.
Bei jedem nachfolgenden Übertragungsvorgang erscheint als Vorschlag für die Zielablage der Name der beim vorigen Übertragungsvorgang gewählten Zielablage. Dadurch werden Aufräumktionen bzw. Umstrukturierungen wesentlich erleichtert.
Bei Bedarf kann man über
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prüfen, mit welcher Zielablage zuletzt gearbeitet wurde und gegebenenfalls hier eine andere Voreinstellung eintragen.
Es können auch komplette Unterablagen übertragen werden.
Mittels der Funktion Umbenennen kann der Name eines Textbausteins bzw. eines Dokuments geändert werden. Es wird der neue Name angefragt, wobei der bisherige Name als Vorbesetzung vorgelegt wird. Dadurch lassen sich insbesondere leicht nachträglich Tippfehler bei der Namensvergabe eines Textes beheben.
Löschen heißt sowohl Entfernen des Eintrags aus der Ablageverwaltung als auch Löschen der zugehörigen Datei.
Aus Sicherheitsgründen erfolgt zunächst eine Anfrage, die bestätigt werden muss. Erst dann wird das Löschen ausgeführt.
Es ist auch möglich, auf diese Weise Ablagen zu löschen, allerdings nur dann, wenn sie ihrerseits bereits leer sind, also keine Einträge mehr enthalten.
Mit der Taste Entf läßt sich ein Eintrag auch direkt aus der Ablage ohne Aufruf des Befehlsmenüs löschen.
Mittels dieser Funktionen können Dateien bzw. Ablagen geschützt werden. Ebenso kann ein existierender Schutz geändert oder auch wieder entfernt werden. Der Dateischutz ist ausführlich weiter unten beschrieben.
Mehrere in einer Ablage hintereinanderstehende Einträge, die markiert worden sind, werden als Block bezeichnet. Die im vorigen Abschnitt beschriebenen Operationen für einzelne Dateien lassen sich auf solche Blöcke anwenden, so daß Funktionen wie z.B. Löschen oder Übertragen in einem Rutsch für mehrere Dateien ausgeführt werden können.
Das Markieren eines Blocks erfolgt dadurch, daß der Balkencursor auf die erste Datei des Blocks positioniert wird. Anschließend wird die Taste
BLOCK (F5)
betätigt. In der zweiten Bildschirmzeile erscheint der Hinweis
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Block markieren |
und der bisher mit dunklem Balkencursor markierte Dateieintrag erscheint jetzt hinterlegt.
Mit den Tasten Pfeil nach unten sowie Pfeil nach oben kann man nun einen Dateibereich markieren. Die markierten Dateieinträge werden hinterlegt hervorgehoben. Cursorbewegungen nach unten markieren einen Eintrag, Cursorbewegungen nach oben heben die Markierung wieder auf.
Durch erneutes Betätigen der Taste Block (F5) bzw. durch Eingabe der Ende-Taste wird das Markieren beendet, und es erscheint ein Menü mit den jetzt möglichen Funktionen:
| Übertragen |
| Umbenennen |
| Löschen |
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Ablageschutz übernehmen |
| abbrechen |
.
Beim Drucken muß für jede Datei des Blocks eine Bestätigung der Druckervoreinstellungen erfolgen. Beim Löschen erfolgt eine einmalige Sicherheitsabfrage vor dem Löschen der ersten Datei. Beim Übertragen wird vorweg einmal eine Zielablage angefragt. Beim Umbenennen wird selbstverständlich jeder Dateiname einzeln zur Änderung vorgelegt.
Statt der Funktion 'Schützen' bei den Operationen für einzelne Dateien gibt es bei den Blockfunktionen den Auswahlpunkt 'Ablageschutz übernehmen'. Wird dieser angewählt, so erhalten alle markierten Dateien (soweit für diese eine Zugriffsberechtigung vorliegt) den Schutz, den die aktuelle Ablage zur Zeit hat. Näheres hierzu ist im folgenden Abschnitt zu finden.
Der Punkt 'Abbrechen' sorgt dafür, daß die Markierfunktion abgebrochen wird. Gleiches erreicht man durch Eingabe von Esc während des Markiervorgangs.
Der Markiervorgang kann ferner beendet werden durch Eingabe von
Unter sebag office lassen sich gezielt Dateien vor unberechtigtem Zugriff schützen. Dabei wird unterschieden zwischen Leseschutz und Schreibschutz.
Ist eine Datei lesegeschützt, so darf nur ein ausgezeichneter berechtigter Personenkreis den Inhalt der Datei lesen, d.h. ansehen. Insbesondere dürfen berechtigte Personen den Inhalt abrufen. Ohne Berechtigung ist kein Zugriff auf die Datei möglich.
Eine schreibgeschützte Datei darf nur von berechtigten Personen bearbeitet, d.h. in irgendeiner Form geändert werden.
Änderungen einer geschützten Datei im Textsystem bzw. auch der Aufruf der Datei aus der Ablage heraus setzt voraus, das sowohl eine Berechtigung für lesenden als auch für schreibenden Zugriff vorliegt.
Die Zugriffsberechtigung für eine Datei läßt sich z.B. gezielt vergeben für
An dieser Stelle wird die Benutzeridentifikation ausgewertet, das heißt der Benutzername, der ganz zu Anfang eingegeben worden ist.
Der eindeutige Benutzername führt zu einer ebenfalls eindeutigen maximal 5-stelligen Benutzernummer sowie einem nicht unbedingt eindeutigen Benutzerkürzel, das aus bis zu vier Zeichen besteht, dem sogenannten Benutzerkürzel.
Ferner wird jeder Benutzer einer Abteilung zugeordnet, die über einen 4-stelligen Abteilungsnamen identifiziert wird.
Vergabe und Verwaltung dieser Kenndaten erfolgt über die Benutzerverwaltung.
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Zugriffsberechtigung für
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bedeutet:
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| einen einzelnen Benutzer | nur dieser eine Benutzer darf zugreifen. |
| eine Abteilung | alle Mitglieder dieser Abteilung dürfen zugreifen |
| eine Arbeitsgruppe | alle Benutzer die zu der Gruppe gehören dürfen zugreifen. Eine Gruppe wird festgelegt durch die Angabe von bis zu 12 Benutzerkürzeln. Eine Benutzer ist Mitglied der Gruppe, wenn sein Benutzerkürzel mit einem Kürzel der Gruppenvereinbarung übereinstimmt. |
Ein Abteilungsadminstrator darf auf alle Dateien zugreifen, für die ein Benutzerschutz vergeben worden ist, wenn der berechtigte Benutzer zur Abteilung des Administrators gehört.
Ein Supervisor darf auf alle Dateien mit Benutzer, Abteilungs- bzw. Gruppenschutz zugreifen.
Ferner kann jede Datei (auch zusätzlich zu der Festlegung von berechtigten Personengruppen) mit einem Passwort versehen werden. Bei der Vergabe wird bestimmt, ob das Passwort bei lesendem oder nur bei schreibendem Zugriff erforderlich ist.
Ein Zugriff auf eine passwortgeschützte Datei ist nur möglich, wenn zuvor das korrekte Passwort eingegeben worden ist.
Hinweis für Systemspezialisten:
Das System unterscheidet zwischen zwei Passwortarten, dem Benutzer- und dem Supervisorpasswort.
Ein Supervisorpasswort kann nur von einem Supervisor vergeben werden und schützt eine Datei absolut. Wird ein solches Passwort vergessen, gibt es keine Möglichkeit mehr, auf die Datei zuzugreifen. Ein Supervisor kann lediglich eine solche Datei löschen, allerdings nur am Server. Dadurch ist es möglich, 'Dateileichen' nachträglich zu entfernen.
Normale Benutzer vergeben Benutzerwörter. Ein Supervisor kann ohne Kenntnis eines Benutzerpasswortes auf eine solche geschützte Datei zugreifen, kann allerdings nicht das Passwort in Erfahrung bringen.
Die Vergabe bzw. das Ändern eines Schutzes für eine Datei, die in der Ablage eingetragen ist, erfolgt in der Ablage über die Eingabe
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oder
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Es erscheint ein Bildschirmfenster, das die bisher geltenden Schutzkenndaten anzeigt. Dabei werden die einzelnen Schutzarten, wie
angezeigt. Ein Schutz gilt als vergeben, wenn in dem einstelligen Feld hinter der Schutzart entweder ein L (für Leseschutz) bzw. ein S (für Schreibschutz) eingetragen ist. Ist das entsprechende Feld leer, ist die Schutzart nicht vergeben worden.
In diesem Beispiel kann nur der Benutzer mit der Nummer 2 schreibend zugreifen, d.h. die Datei ändern. Lesenden Zugriff haben alle Benutzer der Abteilung "VK" (Verkauf). Es gibt keinen Gruppen- und auch keinen Passwortschutz.
Für eine beliebige Datei, die nicht in der Ablage eingetragen ist, kann eine Schutzvergabe bzw. -Änderung erfolgen durch
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Es muß zunächst der Name, Typ und das Laufwerk der Datei eingegeben werden, anschließend erscheint das oben beschriebene Dialogfenster für die Schutzbearbeitung.
Genauso wie eine einzelne Datei kann man eine Unterablage mit einem Schutz versehen.
Ist eine Ablage geschützt, so wird deren Schutz automatisch für alle Dokumente und Textbausteine übernommen, die danach neu in dieser Ablage erfaßt werden.
Mit der Blockfunktion Ablageschutz übernehmen kann man nachträglich einer Dateigruppe den aktuellen Schutz der Ablage geben.Eine geschützte Ablage kann nur von berechtigten Anwendern aufgerufen werden. Schreibschutz für eine Ablage beinhaltet zum einen diesen Aufrufschutz, zum anderen wird der Schreibschutz auf die neu erfaßten Dateien übernommen. Schreibschutz für eine Ablage heißt also nicht, daß man in der Ablage keine Änderungen vornehmen darf.
Die Befehlsfunktion Suchen ermöglicht u.a. die Suche nach Datei- "Inhalt". Suche also beispielsweise alle Dateien, in denen der Begriff "Computer" enthalten ist.
Um diese Suche durchführen zu können, muß das Datei-Attribut "Volltextrecherche einschalten" in der Ablageverwaltung aktiviert sein.
Es können sowohl einzelne Dokumente oder Bausteine als auch komplette Ablagen mit dem Attribut "Volltextrecherche" versehen sein.
Dazu ist in der Ablage der Balkencursor auf den Dateinamen zu positionieren. Mit der Eingabe von
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wird die Datei oder Ablage mit dem Attribut "Volltextrecherche" versehen bzw. von dem Attribut befreit.
Das Attribut (V) wird der Datei oder der Ablage - in der Ablageverwaltung sichtbar - zugeordnet.
Wenn einer Ablage das Volltext-Attribut zugeteilt ist, so wirkt dies automatisch für alle Dokumente und Bausteine, die neu in diese Ablage aufgenommen werden.
Bei der Inhalts-Suche werden nur Dateien berücksichtigt, für die die Volltextrecherche aktiviert ist.
Hinweis: Das Arbeiten mit Volltextrecherche kostet Plattenspeicherplatz und auch Rechnerzeit. Volltextrecherche sollte daher nur gezielt und nicht generell für alle Dateien eingeschaltet werden.
Über das Befehlsmenü in der Ablage können verschiedene Voreinstellungen getätigt werden, nämlich:
| Dokumentenparameter |
| Anzeige / Sortiermodus |
| Zielablage |
Es wird zunächst eine Liste mit den vorhandenen Dokumentenparametern angezeigt. Dabei steht als erster Eintrag in der Liste der Name der aktuell eingestellten Dokumentenparameter.
Die Dokumentenparameter enthalten Voreinstellungen für das Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten, das heißt sie enthalten Angaben zum Format, Voreinstellungen fürs Drucken, Angaben zur Autonumerierung u.a..
Beim Erfassen eines Dokuments wird auf die aktuell eingestellten Parameter zugegriffen. Es ist jedoch konfigurierbar, ob diese bei jedem Dokument vorweg bestätigt werden müssen (und damit wahlweise geändert werden können).
Die in einer Ablage vorhandenen Dateien lassen sich bei der Anzeige nach unterschiedlichen Kriterien sortieren, nämlich
Über das Voreinstellungsmenü kann die aktuelle Anzeigeform jeder Zeit umgestellt werden. Eine Umstellung ist auch aus der Ablage heraus möglich durch Eingabe der TAB-Taste. Der Anzeigemodus wechselt zyklisch bei jeder TAB Eingabe.
Das Umstellen des Anzeigemodus wirkt nur solange bis die Ablage beendet wird. Der Anzeigemodus zu Programmstart ist eine globale Konfigurationsgrösse.
Hierüber kann die zuletzt benutzte Zielablage fürs Übertragen abgefragt und geändert werden
Über die Anwahl Systemfunktionen im Befehlsmenü gelangt man in ein weiteres Untermenü. Dieses umfaßt zwei Abschnitte:
| Ausgabegeräte Dokumentenparameter Druckervoreinstellungen Drucktabellen Formate Fontbeschreibungen Anwendertasten |
| Beliebige Datei bearbeiten Beliebige Datei schützen |
Im ersten Abschnitt sind verschiedene Parameterdateien aufgeführt. Anwahl einer dieser Auswahlpunkte wechselt in den Bearbeitungsmodus für diese Parameterdatei.
Sinn, Zweck und Aufbau der Parameterdateien sind in eigenen Kapiteln:
beschrieben. Eine Sonderrolle spielen die Anwendertasten.
Über den Anwahlpunkt Beliebige Datei bearbeiten kann man das Textsystem zum Bearbeiten einer beliebigen Datei starten. Es muß der Name, der Typ und das Laufwerk der Datei angegeben werden, woraufhin die Datei zur Bearbeitung vorgelegt wird. Existiert die Datei noch nicht, so wird sie erzeugt, aber nicht in die Ablage eingetragen.
Der Anwahlpunkt Beliebige Datei schützen ermöglicht die Vergabe von Zugangsberechtigungen für beliebige Dateien, auch wenn sie nicht in der Ablage eingetragen sind.
Über das Menü
| Datei |
| Dokument Textbaustein Ablage |
| Ende derAblageverwaltung |
oder
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kann man von jeder Ablagestufe aus die Ablageverwaltung beenden.
Eingabe Esc verläßt die jeweilige (Unter-)Ablage, und man gelangt stufenweise zurück bis in die oberste Ablagestufe. Wird hier noch einmal Esc eingegeben, so wird ebenfalls die Ablageverwaltung beendet.
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Taste
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Bedeutung
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|---|---|
| Esc | Eine Ablagestufe rückwärts. Aus der höchsten Hierarchie (Systemablage) beendet diese Taste den Programmlauf der Ablageverwaltung |
| Pfeil nach oben | bewegt den Cursor eine Zeile nach oben |
| Pfeil nach unten | bewegt den Cursor eine Zeile nach unten |
| Bild unten | bewegt den Cursor zum Bildschirmende bzw. blättert auf die nächste Ablageseite |
| Bild oben | bewegt den Cursor zum Bildschirmanfang bzw. blättert auf die vorherige Seite |
| Doku (F4) | bewegt den Cursor auf den letzte Eintrag in der aktuellen Ablage |
| Shift + Doku (F4) | bewegt den Cursor auf den ersten Eintrag in der aktuellen Ablage |
| Pos1 |
bewegt den Cursor zum Bildschirmanfang bzw. auf den ersten Eintrag in der aktuellen Ablage |
| Abruf (F9) | Aufruf der Datei bzw. Ablage |
| Zeilenschaltung | wie Abruf |
| Shift + Abruf (F9) | blättert um eine Ablagestufe zurück |
| Zeile (F3) | Eingabe oder Bearbeitung eines Kommentars zum Dateinamen |
| Tab | wechselt den Sortiermodus oder wechselt beim Suchen in eine andere (Heimat-) Ablage |
| Shift + Ende | startet den Ausdruck der markierten Datei |
| Befehl (F10) | öffnet das Befehlsmenü |
| Einfg | fügt Dateien in die aktuelle Ablage ein |
| Entf | löscht aktuell markierten Eintrag aus der Ablage |
| Block (F5) |
leitet die Blockfunktion ein (Drucken, Übertragen, Umbenennen, Löschen)
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